Privacyreglement
Privacy Reglement JOB-SOLUTIONS B.V.
Een gedragsreglement ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de in het persoonsregister opgenomen cliënten van Job Solutions B.V., hierna kortheidshalve aan te duiden als Job Solutions B.V..
Gegevens
Gegevens die herleidbaar zijn tot een individuele (rechts)persoon.
Persoonsregistratie
De op basis van de Wet Persoonsregistraties door Job Solutions B.V. in stand gehouden registratie, welke langs geautomatiseerde weg wordt gevoerd.
Registratiebeheerder
Degene die door Job Solutions B.V. is aangewezen als verantwoordelijk voor het beheer van de door Job Solutions B.V. gehouden persoonsregistratie.
Verstrekken van gegevens
Het bekend maken of ter beschikking stellen van gegevens voor zover zulks geheel of grotendeels steunt op gegevens welke in de door Job Solutions B.V. gehouden persoonsregistratie zijn opgenomen of die door verwerking daarvan, al dan niet in verband met andere gegevens, zijn verkregen.
Wet
De Wet van 28 december 1988, houdende regels ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer in verband met persoonsregistraties (Wet Persoonsregistraties), aangevuld met de Wet bescherming persoonsgegevens die sinds 1-9-2001 van kracht is.
GEDRAGSCODE
Artikel 2
Deze gedragscode stelt regels ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de in de persoonsregistratie opgenomen cliënten.
DOELSTELLING
Artikel 3
Job Solutions B.V. is een dienstverlenende organisatie ten behoeve van preventieve activiteiten om uitval bij arbeid te voorkomen, arbeidsreïntegratie en begeleiding bij ingrijpende loopbaanveranderingen. Daartoe zorgt Job Solutions B.V. voor een centraal registratiesysteem van cliënten
Job Solutions is verantwoordelijk voor het handelen en nalaten van de Registratiebeheerder.
De Registratiebeheerder heeft de volgende taken:
– het beheer van de door de Job Solutions B.V. gehouden Persoonsregistratie;
– het zorgdragen voor de nodige voorzieningen van technische en organisatorische aard ter beveiliging van de Persoonsregistratie tegen verlies of aantasting van gegevens en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking van gegevens.
– Vervolgend zullen de werknemers die verantwoordelijk zijn voor een volledig en actueel dossier toegang hebben tot deze gegevens. Per functiegroep wordt intern ingelogd en een account aangemaakt met bijbehorende toegang en mutatie rechten.
CRITERIUM PERSOONSREGISTRATIE
Artikel 5
In de Persoonsregistratie worden gegevens opgenomen van personen die begeleid worden door of namens Job Solutions B.V. of door wie belangen door Job Solutions B.V. worden behartigd.
- geboorteplaats en datum
c. geslacht
d. nationaliteit
e. gegevens ter zake opleiding en ervaring
f. sofi-nummer
Correspondentie /documenten van:
a.(vorige) werkgever(s)
b.juridisch adviseur van cliënt
c.UVI/UWV
d.CWI
e.CV / sollicitatiebrief
f.vastgelegde afspraken tussen cliënt en Job Solutions B.V.
De adviseurs worden door de Registratiebeheerder belast met het toezicht op de technische verwerking van de gegevens. Zij doen dit overeenkomstig de voorschriften die de Registratiebeheerder opstelt. Voorts verstrekken zij de gegevens overeenkomstig de instructies van de Registratiebeheerder.
Het is de adviseurs verboden gegevens te raadplegen ten behoeve van derden en/of mailings. Met uitzondering van opdrachtgever. Indien cliënt bezwaar heeft dat Job Solutions B.V. rapporteert aan de opdrachtgever dient client hier schriftelijk bezwaar in te dienen en geeft Job Solutions B.V. de rapportage terug aan opdracht gever. De adviseur is verplicht tot strikte geheimhouding van de gegevens die hij door middel van Job Solutions B.V. kan verkrijgen. Voorzover de adviseurs de gegevens niet nodig hebben voor hun beroepsuitoefening, zijn de adviseurs gehouden de gegevens te vernietigen. Bij besluitvorming op basis van de door toetsing verkregen gegevens zijn de adviseurs jegens cliënten verplicht de verkregen gegevens op een zorgvuldige wijze in de besluitvorming te betrekken. Een ieder aan wie ingevolge dit artikel enig gegeven wordt verstrekt, is persoonlijk aansprakelijk voor een juist gebruik ervan. Job Solutions B.V. aanvaardt in dit opzicht generlei aansprakelijkheid.
Resultaat afgenomen door cliënten zijn opgenomen in dossier.
Job Solutions BV is bevoegd om uw NAW-gegevens te gebruiken om u aan te melden bij een onderzoeksbureau voor de uitvoering van een tevredenheidsonderzoek. Dit betreft géén inhoudelijke dossier gegevens. Mocht u bezwaar hebben op het delen van uw NAW-gegevens, verzoeken wij u dit bij ons per e-mail (info@job-solutions.nl) aan te geven, in de 1e 4 weken van uw traject.
TOEGANG TOT DE DATABANK
Artikel 10
Naast de adviseurs heeft uitsluitend de Registratiebeheerder toegang tot de databank slechts ter uitvoering van de aan hem (m/v) opgedragen werkzaamheden.
In verband met controledoeleinden kan Job Solutions B.V. een externe accountant (RA of AA) toegang verlenen tot de Databank onder de voorwaarde dat deze de Privacy Gedragscode zal aanvaarden.
Ten slotte geldt dat aan instanties die verstrekking op grond van wettelijke bepalingen kunnen vorderen, de gegevens aan Job Solutions B.V. verstrekt, bekend zullen worden gemaakt, onverminderd het bepaalde in artikel 13.
RECHT OP KENNISNEMING
Artikel 11
Een ieder heeft na deugdelijke legitimatie, recht op kennisneming van de eventuele
gegevens die op zijn /haar naam bij Job Solutions B.V. staan geregistreerd. De procedure voor de uitoefening van het recht op kennisneming is als volgt:
a. de aanvrager vervoegt zich bij een bij de Job Solutions B.V. aangesloten adviseurs met een daartoe strekkend verzoek;
b. de adviseur, die contractueel verplicht is zijn medewerking te verlenen, vult aan de hand van het identiteitsbewijs van de aanvrager een daartoe bestemd formulier in, dat na ondertekening door de aanvrager, door de adviseur wordt gestuurd aan de Registratiebeheerder;
c. de Registratiebeheerder verstrekt binnen vier weken na ontvangst van een daartoe strekkend verzoek van de adviseur rechtstreeks aan de aanvrager per post de opgave van de eventueel geregistreerde gegevens.
De Registratiebeheerder zal de gegevens alleen verstrekken indien de identiteit van de aanvrager op een behoorlijke wijze kan worden vastgesteld en daarbij is gebleken dat de aanvrager tot inzage in de gegevens is gerechtigd.
De procedure voor de uitoefening van het in lid 1 bedoelde recht is als volgt:
a. de aanvrager dient bij de Registratiebeheerder schriftelijk een daartoe strekkend verzoek in. De aanvraag dient vergezeld te zijn van een kopie van een geldig legitimatiebewijs (paspoort of rijbewijs);
b. de Registratiebeheerder verstrekt binnen vier weken na ontvangst van het desbetreffende verzoek, aan de aanvrager de gevraagde informatie. Indien de aanvrager tevens wil beschikken over de aard en inhoud van de gegevens die aan derden zijn verstrekt, dan is het bepaalde in lid 2a dienovereenkomstig van toepassing. Verder zullen de gegevens aan de aanvrager alleen dan per post worden toegezonden, indien hij dit uitdrukkelijk heeft aangegeven. Bij gebreke hiervan dienen de gegevens persoonlijk door de verzoeker ten kantore van de Registratiebeheerder in ontvangst te worden genomen.
Het bepaalde in artikel 11.3 is hierop van toepassing.
De procedure voor de uitoefening van het in lid 1 bedoeld recht is als volgt:
- de aanvrager dient bij de adviseur schriftelijk een verzoek in tot correctie onder opgave van de gegevens die naar het oordeel van de aanvrager onjuist c.q. onvolledig zijn;
- de desbetreffende adviseur onderzoekt namens Job Solutions B.V. of de gegevens al dan niet in overeenstemming zijn met de feitelijke situatie;
- wanneer de adviseur tot het oordeel komt dat een correctie op zijn plaats is, geeft hij schriftelijk opdracht aan de Registratiebeheerder de noodzakelijke verbetering of verwijdering aan te brengen;
- de Registratiebeheerder verstrekt na ontvangst van de correctieopdracht aan de aanvrager een schriftelijke opgave van de geregistreerde gegevens. Deze gegevens zullen aan de aanvrager rechtstreeks worden toegezonden binnen acht weken na het daartoe strekkende verzoek.
Een verzoek als bedoeld in de leden 1 en 2 kan ook worden gericht aan de Registratiebeheerder. Deze zal alsdan het verzoek doorgeleiden naar de adviseur. Het bepaalde in lid 2 zal daarbij dienovereenkomstig van toepassing zijn.
GESCHILLEN
Artikel 15
Elke geregistreerde persoon of rechtspersoon die van mening is, dat de Registratiebeheerder of een adviseur van Job Solutions B.V. niet of in onvoldoende mate voldoen aan de rechten van betrokkene als omschreven in de artikelen 11 tot en met 13 van deze Privacy Gedragscode, kan zich wenden tot de Arrondissementsrechtbank te Maastricht met het schriftelijke verzoek Job Solutions B.V. c.q. haar Registratiebeheerder te bevelen alsnog aan het desbetreffende verzoek te voldoen dan wel in schriftelijke vorm daaraan te voldoen. Gelijke bevoegdheid komt de betrokkene toe indien hij zich door enige mededeling over hem afkomstig van Job Solutions B.V. in zijn belangen geschaad acht.
Het verzoekschrift moet worden ingediend binnen 8 weken na ontvangst van het antwoord van Job Solutions B.V. Indien Job Solutions B.V. niet binnen de gestelde termijn heeft geantwoord, moet het verzoekschrift worden ingediend binnen 8 weken na die termijn.
Voor het overige is op deze geschillenregeling van toepassing hetgeen daaromtrent is bepaald in artikel 34 van de Wet Persoonsregistraties.
INZAGE VAN DE GEDRAGSCODE
Wet SUWI
Artikel 16
De geheimhoudingsplicht van artikel 74 wet SUWI is op Job Solutions B.V. van toepassing. De geheimhoudingsplicht is niet alleen van toepassing op de medewerkers die in dienst zijn van Job Solutions B.V. maar op alle medewerkers die bij de uitvoering van de opdracht betrokken zijn (dus ook medewerkers die door Job Solutions B.V. worden ingehuurd). De plicht tot geheimhouding en naleving van de WBP duurt voort nadat de werkzaamheden als jobcoachorganisatie zijn beëindigd en/of de erkenning door UWV is ingetrokken;
Artikel 17
Dit Privacy Reglement ligt ter inzage bij:
Job Solutions B.V., Helftheuvelweg 11, 5222 AV ’s-Hertogenbosch.
Een afschrift van deze regelingen kan kosteloos worden aangevraagd bij de Registratiebeheerder.
SLOTBEPALING
Artikel 17
Dit Privacy Reglement is in werking getreden op 01 januari 2005.
Deze gedragscode kan worden aangehaald als Privacy Reglement Job Solutions B.V.
Job Solutions B.V. behoudt zich het recht voor de gedragscode aan te passen indien wijzigingen in de Wet en/of rechtspraak en/of maatschappelijke ontwikkelingen daartoe aanleiding geven.