4 tijdbesparende tips voor casemanagement

Als casemanager heb je het druk. Verzuim van werknemers kan veel van je tijd opslokken. Je voelt daarbij de druk om het goed te doen. Je wilt tenslotte geen termijnen missen en boetes riskeren. Dat je daarbij afhankelijk bent van anderen maakt het complex. De ene keer moet je wachten op een leidinggevende, de andere keer stagneert het bij de werknemer of de bedrijfsarts.

Bij casemanagement kost het schakelen met alle partijen tijd. Voor je het weet ben je zo druk met verzuim dat je niet toekomt aan preventie. Terwijl dat juist zo belangrijk is. In dit artikel bespreken we hoe je tijd kunt besparen, zodat je wel toekomt aan preventietaken.

Waarom is preventie belangrijk bij casemanagement?

Als je geen tijd overhoudt voor preventie, loop je eigenlijk altijd achter de feiten aan. Je kunt problemen beter aan de voorkant aanpakken, dan aan de achterkant. Voorkomen dat iemand uitvalt is veel waard. Ziekteverzuim kost immers veel tijd, energie en geld. Is een medewerker eenmaal uitgevallen, dan is de weg naar herstel vaak langer dan als je preventief in kunt grijpen.

Wat verstaan we onder preventie?

Preventie draait om werkgeluk en een casemanager houdt zich bezig met vragen zoals:

• Zit deze persoon op de juiste plek?
• Waar ligt zijn (of haar) behoefte?
• Welke kwaliteiten heeft hij (of zij) in huis en worden die benut?
• Voelt hij (of zij) zich prettig en veilig?
• Hoe kunnen we ervoor zorgen dat hij (of zij) duurzaam inzetbaar blijft?

Zulke vragen kun je goed bespreken in een inzetbaarheidsgesprek. Een dergelijk gesprek staat los van een functioneringsgesprek. Het is gericht op werkplezier en de behoefte van de werknemer.
Maar ja, dan moet je daar wel tijd voor hebben. Vaak is daar eerst een inhaalslag voor nodig. Het dubbele is dat zo’n inhaalslag tijd en energie kost. Maar dat is het wel waard. Op de lange termijn verdien je het ruimschoots terug.

Hoe kun je tijd besparen als casemanager? 4 tips

1. Pak verzuim direct op

Onze belangrijkste tip is: pak verzuim meteen op de eerste dag op. Als een werknemer direct goed geholpen wordt, krijgen problemen niet de kans om te groeien. De weg naar beneden gaat meestal sneller dan de weg omhoog. Wil tijd besparen? Pak dan, hoe druk je ook bent, nieuwe verzuimgevallen meteen op.
Mevrouw Wouters* heeft problemen met overgewicht. Ze probeert af te vallen, maar krijgt weinig steun vanuit haar omgeving. Ze voelt zich vaker somber en wil steeds minder naar buiten. Langzaam raakt ze in een isolement terecht. Haar casemanager heeft dit door en meldt haar bij ons aan. Een goede zet, want als we nu niets doen kan het snel bergafwaarts gaan. Dan zullen haar klachten verergeren, raakt ze nog verder geïsoleerd en ligt een depressie op de loer.

2. Maak een helder verzuimprotocol en standaardteksten

Vlot actie ondernemen gaat makkelijker als je goed weet wat er moet gebeuren. Zorg dus dat jullie intern de processen goed beschreven hebben. In een verzuimprotocol leg je duidelijk vast wat er moet gebeuren als een medewerker zich ziekmeldt. Welke rollen hebben de leidinggevende, de HR-medewerker en de casemanager? Is dat onduidelijk, dan is de kans groot dat er zaken blijven liggen.

Maak het verzuimprotocol praktisch, zodat het ook daadwerkelijk gebruikt wordt. Niemand heeft zin om tientallen pagina’s door te ploegen. Met standaardmails en teksten bespaar je daarnaast een hoop tijd. Het is een kwestie van even wat tijd investeren, om die tijd vervolgens ruimschoots terug te verdienen.

Meneer Smit* heeft zich ziekgemeld. Volgens het protocol wordt het traject pas na een jaar overgenomen door een casemanager. Tot die tijd ligt de begeleiding bij zijn leidinggevende. Na een half jaar is duidelijk dat het eerste spoor geen optie is. Moet er nu nog een half jaar gewacht worden? Wat ons betreft is dat onzin. Ook het UWV zal daar vragen over stellen. Protocollen zijn handig, maar blijf ook logisch nadenken en stel de werknemer voorop.

3. Automatiseer reminders voor de termijnen

Als er veel op je bord ligt, is het lastig om overzicht te houden. De dagen en weken vliegen voorbij. Voor je het weet heb je een termijn gemist, of is een zieke medewerker aan je aandacht ontglipt. Begrijpelijk, maar er is een eenvoudige oplossing: zorg voor reminders in je agenda of in het systeem dat jullie gebruiken. Zodat je een seintje krijgt als een plan van aanpak gereed moet zijn, of als het tijd is om een bepaalde actie uit te voeren.

4. Voorkom ruis met goede relaties

Goede relaties binnen je team, maar ook met bijvoorbeeld de arbodienst, helpen om efficiënt te werken. Een vaste contactpersoon die jullie organisatie goed kent heeft aan een half woord genoeg. Je kunt met elkaar dan veel sneller schakelen. Het is dus handig om met vaste partijen te werken. Investeren in relaties betaalt zich op de langere termijn uit in tijdswinst en een hogere kwaliteit.

Casemanagement gedeeltelijk uitbesteden kan lucht geven

Het is vaak nodig om eerst een inhaalslag te maken, voordat het lukt om tijd over te houden voor preventie. Kom je niet aan die inhaalslag toe, dan is het wellicht een oplossing om onderdelen uit te besteden. Of je het beste verzuim of preventie kunt uitbesteden, is afhankelijk van het team. Misschien ben je zelf juist goed in de preventiekant, maar kom je er door tijdgebrek niet aan toe. Dan kun je re-integratietrajecten uitbesteden.

Natuurlijk kun je ook hulp in huis halen voor het preventiestuk. Een externe deskundige kijkt dan mee met een helicopterview. Waar liggen de pijnpunten? Hoe komt het dat medewerkers ziek worden? Zijn er signalen die jullie nu missen? Vervolgens kijken jullie samen of het intern op te lossen is of dat er externe hulp gewenst is. Binnen ons bureau zijn er een aantal collega’s die een opleiding tot risico-adviseur duurzame inzetbaarheid hebben gevolgd. Ze denken graag met je mee.

Geen quick fix

Voor het verleggen van de focus van verzuim naar preventie is er helaas geen simpele oplossing die je in twee dagen doorvoert. Het vraagt een investering voor de lange termijn. Soms is er zelfs een kleine reorganisatie voor nodig. Bijvoorbeeld omdat medewerkers dubbele taken hebben, zoals een leidinggevende die ook het casemanagement moet doen. Is dat de juiste persoon daarvoor of passen de taken eigenlijk niet?

Waar kun je beginnen met preventie?

A. Vaak helpt het om te beginnen met een training over omgaan met ziekteverzuim voor leidinggevenden en HR-medewerkers. Hoe zie je de signalen? Hoe pak je een gesprek aan?

B. Een training in cultuurverschillen op de werkvloer is ook een aanrader. Cultuurverschillen gaan namelijk veel verder dan de taal en de gewoontes. Hoe iemand zich als medewerker opstelt is ook cultuurgebonden. Neem Poolse medewerkers, in hun land is er jarenlang een communistisch bewind gevoerd. Waar Nederlanders gemakkelijk een weerwoord hebben, doen Poolse medewerkers altijd wat er gevraagd wordt. Ze werken door tot ze er letterlijk of figuurlijk bij neer vallen.

De focus verleggen van verzuim naar preventie

Met onze tips hopen we je goed op weg te helpen om de focus te verleggen van verzuim naar preventie. Zodat je problemen bij de basis meteen kunt aanpakken. Met als doel: vitale medewerkers die op hun plek zitten. Dat geeft jou als casemanager zelf ook meer energie en werkplezier.

Ben je benieuwd naar meer tips voor goed casemanagement? Download het gratis e-book: Kwalitatief en efficiënt casemanagement.

* de verhalen in dit artikel zijn op basis van onze ervaringen, maar altijd fictief. Wij brengen geen verhalen naar buiten van de mensen die wij begeleiden.